Przelewy bankowe z numerem KSeF i nowy format XML

Szanowni Państwo,

od 1 stycznia 2027 r. przy płatnościach objętych przepisami ustawy o VAT trzeba będzie podawać numer KSeF faktury lub identyfikator zbiorczy.
Niezależnie od tego banki wdrażają nowe formaty plików przelewów i wyciągów zgodne ze standardem ISO 20022.
Terminy tych zmian zależą od banku i kanału bankowości elektronicznej.

1. Przygotowanie do zmian
Prosimy o kontakt z Państwa bankiem i przekazanie nam informacji dotyczących:
- sposobu podawania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego w przelewach zwykłych i MPP, zarówno w formularzu bankowym, jak i w importowanym pliku;
- obsługiwanych formatów plików przelewów oraz terminów udostępnienia nowych formatów;
- sposobu przekazywania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego w wyciągach bankowych.

2. Numer KSeF przy płatności za fakturę
Zgodnie z art. 108g ustawy o VAT obowiązek dotyczy płatności dokonywanych od 1 stycznia 2027 r. przez nabywcę zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny na rzecz innego podatnika VAT czynnego. Obejmuje płatności za faktury ustrukturyzowane, a także faktury wystawione w trybie offline24 lub podczas niedostępności KSeF, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.
Dotyczy przelewów oraz innych instrumentów płatniczych umożliwiających podanie tytułu płatności:
- Płatność za jedną fakturę – należy podać numer KSeF tej faktury.
- Płatność za kilka faktur – należy podać identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF.

Odrębne zasady obowiązują przy mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Od 1 stycznia 2027 r. przy zapłacie za pojedynczą fakturę ustrukturyzowaną w komunikacie przelewu MPP podaje się numer KSeF w miejsce numeru faktury. Przy płatności zbiorczej w MPP za faktury ustrukturyzowane podaje się identyfikator zbiorczy w miejsce okresu, którego dotyczy płatność.
Ustawa określa, jakie dane trzeba przekazać przy płatności. Sposób ich przekazania w pliku przelewu wynika ze specyfikacji banku.
Jeżeli dotychczasowy format obsługiwany przez bank nie pozwoli przekazać wymaganych danych, trzeba będzie zastosować format, który je obsługuje.

3. Nowe formaty przelewów i wyciągów bankowych
Migracja krajowych przelewów złotówkowych rozliczanych w systemie Elixir do standardu ISO 20022 jest planowana na pierwszą połowę 2027 r.
Termin migracji rozliczeń międzybankowych i termin zmiany formatu pliku importowanego do bankowości elektronicznej mogą się różnić.
Banki odrębnie określają także terminy zmian formatów udostępnianych wyciągów.

4. Zmiany w systemach KFWin i KPWin
W ramach prac nad dostosowaniem modułu Banki przygotowaliśmy już format przelewów XML zgodne ze standardem ISO 20022 dla PKO Banku Polskiego w systemach KFWin i KPWin.
Kontynuujemy prace nad obsługą formatów przelewów dla pozostałych banków oraz nad dostosowaniem importu wyciągów bankowych w KFWin.
Zakres zmian zależy od specyfikacji udostępnianych przez poszczególne banki.

O terminach udostępnienia aktualizacji i obsługiwanych formatach poinformujemy w kolejnych komunikatach.

Z poważaniem

Leszek Nowak
Prezes Zarządu