Pieczęć elektroniczna w KSeF
Obowiązkowe korzystanie z systemu elektronicznego fakturowania w KSeF ma
wejść w życie od 1 lutego 2026 r.
Jako pierwsze zostaną nim objęte największe podmioty o obrotach ponad 200
mln zł brutto, kolejno 1 kwietnia 2026 r. do systemu KSeF wejdą pozostałe
podmioty, z pewnymi wyjątkami, a część przedsiębiorców będzie mogła poczekać
nawet do 1 stycznia 2027 r.
Pod kątem odbioru e-faktur z KSeF i udzieleniem odpowiednich uprawnień do
działania w tym systemie wszyscy jednak powinni być gotowi już od 1 lutego 2026
r.
Sposób nadania uprawnień i uwierzytelnienia
KSeF oparty jest na modelu poświadczeń. Oznacza to, że:
- wymagane jest uwierzytelnienie się jako dany podmiot,
- autoryzacja danej osoby w systemie, że osoba ta jest
uprawniona do działania w imieniu tego podmiotu (wyjątek JDG).
Sposoby uwierzytelnień reguluje rozporządzenie w sprawie korzystania z
Krajowego Systemu e-Faktur, przewidujące następujące modele uwierzytelnienia:
- kwalifikowany podpis elektroniczny (rozwiązanie
komercyjne stanowiące cyfrowy odpowiednik własnoręcznego podpisu danej osoby);
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna (rozwiązanie
komercyjne stanowiące cyfrowy odpowiednik pieczęci firmowej wraz z NIP);
- podpis zaufany (rozwiązanie nieodpłatne w ramach tzw.
profilu zaufanego możliwego do utworzenia m.in. w ramach bankowości
elektronicznej lub na stronie profilu zaufanego);
- a także dzięki tokenowi, lub certyfikatowi KSeF (wytworzonemu po
uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego, w okresie jego
ważności.
ZAW-FA i rola KSeF Mastera
Podstawowym sposobem uwierzytelnienia się przez podmioty niebędące jednoosobową działalnością gospodarczą lub nieposiadające pieczęci elektronicznej jest złożenie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur na formularzu ZAW-FA.
Zawiadomienie ZAW-FA dotyczy tak naprawdę pierwszej osoby uprawnionej (KSeF Mastera), który dopiero po potwierdzeniu nadania mu uprawnień będzie mógł nadawać dalsze uprawnienia w KSeF.
Jednocześnie warto zaznaczyć, że osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) nie musi wykonywać jakichkolwiek rejestracji ani zawiadomień dla celów skorzystania z KSeF i np. udzielania odpowiednich uprawnień lub dla celów wystawienia e-faktury. Osoba taka ma tzw. uprawnienia właścicielskie i wystarczy, że odpowiednio uwierzytelni się w systemie KSeF (np. profilem zaufanym). Nie ma tutaj więc konieczności składania ZAW-FA.
Podobnie będzie, gdy firma posługuje się pieczęcią elektroniczną. Wówczas bowiem każda osoba (np. pracownik firmy), która posłuży się pieczęcią, będzie mogła uwierzytelniać się jako ta firma, a nie konkretna osoba.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
E-pieczęć jest cyfrowym odpowiednikiem klasycznej, firmowej pieczątki.
Wydana jest dla instytucji, a nie jak e-podpis dla osoby fizycznej. Rozwiązanie to umożliwia pracownikom firmy, organizacji, uczelni lub urzędu elektroniczne „stemplowanie” oficjalną pieczęcią setek dokumentów cyfrowych w krótkim czasie.
Pieczęć elektroniczna wykorzystywana przez osobę prawną (firmę lub instytucję) pozwala na jednoznaczną identyfikację podmiotu, zatwierdzającego dany dokument.
Można ją zastosować m.in. w korespondencji biznesowej, dokumentacji pracowniczej, podpisywaniu umów, sporządzaniu raportów czy wystawianiu faktur.
Kwalifikowana pieczęć potwierdza integralność danych i autentyczność ich pochodzenia, ma wiążące skutki prawne i może być dowodem w postępowaniu sądowym.
Kwalifikowany certyfikat pieczęci - cechy:
- zawiera dane podmiotu i nazwa oraz identyfikator NIP,
- do wykorzystania przez osobę upoważnioną przez właściciela certyfikatu pieczęci.
Autoryzacja w KSeF
Autoryzacja w KSeF realizowana jest w dwóch etapach. W pierwszym określane są uprawnienia do systemu KSeF dla danego podmiotu oraz wskazywany jest sposób autoryzacji faktur.
Przedsiębiorca może to zrobić, logując się na swoje konto w KSeF między innymi przy użyciu kwalifikowanej pieczęci. Ten sposób jest prostszy, ponieważ od razu po zalogowaniu się do systemu kwalifikowaną pieczęcią, która zawiera NIP, przedsiębiorca może wskazać osoby upoważnione oraz wybrać sposób autoryzacji faktur przesyłanych w ramach KSeF.
Mając na uwadze opisaną funkcjonalność, rekomendujemy używanie pieczęci elektronicznej do współpracy z KSeF.
Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR) oferuje do obsługi KSeF pieczęcie elektroniczne kwalifikowane w zestawie z dużą kartą / z kartą w formacie SIM:
Do wyboru przez klienta jest okres ważności certyfikatu (1 rok/2 lata) oraz rodzaj karty/czytnika.
Zapraszając do korzystania z naszych usług łączę pozdrowienia.
Z poważaniem
Leszek Nowak
Prezes Zarządu