Nowe zasady obsługi przelewów i płatności z KSeF
Szanowni Państwo,
w najbliższych miesiącach czekają Państwa istotne zmiany dotyczące formatów
wymiany danych bankowych oraz obsługi płatności za faktury ustrukturyzowane.
1. Nowy standard XML w komunikacji bankowej
W związku z wdrażaniem standardu ISO 20022 banki stopniowo
przechodzą na komunikację w formacie XML. Zmiany dotyczą zarówno generowania
przelewów, jak i importu wyciągów bankowych do systemów księgowych.
W przypadku krajowych przelewów złotówkowych rozliczanych w systemie ELIXIR
planowana jest migracja do formatu XML/ISO 20022 w 2027 r. Szczegółowy
harmonogram wdrożenia oraz okresy przejściowe mogą być różne w poszczególnych
bankach.
Zmiany te wymagają odpowiedniego przygotowania systemów
finansowo-księgowych oraz dostosowania ich do nowych formatów stosowanych przez
banki.
2. Numer KSeF przy płatności za fakturę
Kolejna istotna zmiana nastąpi od 1 stycznia 2027 r. Zgodnie z art.
108g ustawy o VAT, przy płatności za fakturę ustrukturyzowaną nabywca będzie
zobowiązany do podania:
- numeru
KSeF faktury, albo
- identyfikatora
zbiorczego nadanego przez KSeF.
Obowiązek ten będzie dotyczył sytuacji, gdy:
- sprzedawca
i nabywca są czynnymi podatnikami VAT,
- płatność
dotyczy faktury ustrukturyzowanej,
- zastosowany
instrument płatniczy umożliwia przekazanie numeru KSeF w tytule lub opisie
płatności.
W przypadku płatności objętych mechanizmem podzielonej płatności (MPP)
numer KSeF faktury ustrukturyzowanej zastąpi dotychczasowy obowiązek podania
numeru faktury w komunikacie przelewu.
Systemy bankowe mogą jeszcze przez pewien czas umożliwiać obsługę
dotychczasowych formatów przelewów. Nie oznacza to jednak, że będą one
wystarczające do realizacji nowych wymagań związanych z KSeF.
Numer KSeF lub identyfikator zbiorczy znacząco wydłuża treść informacji
przekazywanych wraz z płatnością. Dotychczasowe formaty tekstowe, np. Elixir-0,
mogą ze względu na ograniczenia długości pól nie zapewniać możliwości
przekazania wszystkich wymaganych danych.
W praktyce konieczne może być więc korzystanie z nowych formatów przelewów,
w szczególności XML/ISO 20022. Ostateczne rozwiązania techniczne będą
zależały od poszczególnych banków.
3. Płatności zbiorcze
KSeF umożliwi również stosowanie identyfikatora zbiorczego, który
pozwoli powiązać jedną płatność z większą liczbą faktur — od 2 do 10 000
dokumentów.
Identyfikator zbiorczy zostanie przekazany przez bank w opisie operacji. Po
stronie sprzedawcy pojawi się więc konieczność prawidłowego powiązania
otrzymanej płatności z poszczególnymi fakturami.
Może to wymagać dostosowania systemu księgowego oraz sposobu obsługi i
rozliczania płatności zbiorczych.
4. Co powinni Państwo zrobić?
Ze względu na zbliżające się terminy rekomendujemy już teraz:
- skontaktowanie się z bankiem i ustalenie, w jaki sposób zostanie dostosowany
formularz przelewu oraz jakie możliwości przekazywania numeru KSeF będzie
oferował bank,
- przeanalizowanie obecnego sposobu generowania przelewów i importu
wyciągów,
- sprawdzenie, czy wykorzystywane są płatności zbiorcze oraz czy Państwa
kontrahenci planują korzystać z identyfikatorów zbiorczych,
- uwzględnienie konieczności dostosowania systemów księgowych i płatniczych
do nowych formatów i zasad.
Na obecnym etapie nie ma jeszcze jednolitych rozwiązań technicznych
obowiązujących we wszystkich bankach. Poszczególne banki mogą zatem przyjąć różne
sposoby obsługi nowych danych w przelewach.
5. Zmiany w systemach KFWin i KPWin
Informujemy, że trwają prace nad dostosowaniem modułu Banki,
odpowiedzialnego za generowanie przelewów, w systemach KFWin i KPWin, a
także nad zmianami dotyczącymi importu wyciągów bankowych w systemie KFWin.
Zakres zmian będzie zależał również od rozwiązań technicznych przyjętych
przez poszczególne banki.
Ze względu na dynamiczny charakter zmian będziemy na bieżąco informować
Państwa o postępie prac oraz kolejnych etapach dostosowywania naszych systemów.
Z poważaniem
Leszek Nowak
Prezes Zarządu