Faktury ustrukturyzowane KSeF

Szanowni Państwo,

Od 1 lipca 2024 r. wszystkie faktury dla podmiotów gospodarczych (B2B) będą wystawiane i odbierane w formie elektronicznej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF obecne, zwykłe faktury elektroniczne i papierowe w relacjach z innymi podatnikami zostaną zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi wystawianymi i odbieranymi w centralnym systemie KSeF.
Również faktury dla kontrahentów zagranicznych będą wystawiane w KSeF, np. z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, eksportu towarów czy eksportu usług, a jedynie ich dostarczenie nastąpi w inny sposób, np. poprzez wysyłkę e-mailem wizualizacji e-faktury w postaci pliku PDF.
Wyłączone z KSeF będą faktury dla konsumentów (B2C) oraz faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT (o obrotach nieprzekraczających 200 tys. zł) oraz podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT będą objęci obowiązkowym fakturowaniem ustrukturyzowanym pół roku później, tj. od 1 stycznia 2025 r.
Półroczny okres przejściowy został przewidziany również dla faktur wystawianych przy użyciu kas fiskalnych, a także dla paragonów z NIP nabywcy o wartości do 450 zł uznawanych za faktury uproszczone.

Warto podkreślić, że z jednej strony dostosowanie firmy do wystawiania i odbioru faktur w KSeF to duże wyzwanie, wymagające nie tylko wdrożenia modyfikacji w systemach IT, lecz także wprowadzenia odpowiednich zmian w procesach biznesowych w zakresie wystawiania, odbioru, obiegu faktur, jak również w umowach i regulaminach.

Kluczowym elementem faktury ustrukturyzowanej jest przydzielony przez KSeF numer identyfikujący daną fakturę w systemie.
Faktura ustrukturyzowana ma dwa numery:
- nadany przez wystawcę faktury oraz
- nadany przez KSeF (35 znaków).

Rozróżnienie powyższych numerów będzie jeszcze bardziej istotne w obowiązkowym KSeF, ustawa o KSeF zakłada bowiem np. obowiązek ujmowania numeru identyfikującego fakturę w KSeF w zleceniach płatności dokonywanych przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności (MPP), jak również przy zwyczajnych płatnościach dokonywanych między podatnikami VAT za pomocą przelewu bankowego.

Jednocześnie informuję, że prowadzimy prace związane z integracją naszych systemów z Krajowym Systemem e-Fakturowania poprzez nowy moduł KSeF.

Nowy moduł pozwoli wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF z systemów Fakturowanie i HTWin oraz automatyczne pobieranie faktur zakupu z KSeF do systemu Archiwum Dokumentów (ADU).

W związku ze zmianami wynikającymi z wprowadzenia obowiązkowego KSeF, planujemy przeprowadzenie następujących szkoleń:
- kompleksowe omówienie KSeF – planowany termin listopad / grudzień,
- KSeF w praktyce – planowany termin styczeń / luty

Ze względu na dynamikę zmian w tym zakresie, będziemy informować Państwa o postępie prac w naszych systemach oraz o szczegółach planowanych szkoleń.

Zapraszając do korzystania z naszych usług łączę pozdrowienia.

Z poważaniem

Leszek Nowak
Prezes Zarządu