Szybki i sprawny przepływ informacji, łatwe zarządzanie dokumentacją także projektową nawet w rozproszonych, wielooddziałowych organizacjach.

Dla kogo?

• Dla firm, gdzie w proces obiegu dokumentów zaangażowanych jest wiele osób
• Dla organizacji wielooddziałowych
• Dla przedsiębiorstw, które chcą uporządkować, usprawnić procesy i zabezpieczyć dokumentację
• Dla tych, którzy chcą sprawnie zarządzać dokumentacją projektową w firmie i ułatwić komunikację w zespole

Korzyści:

• Łatwo odszukasz każdy dokument, także związany z konkretnym projektem, bo dokumentacja zgromadzona w systemie jest odpowiednio segregowana i przypisywana do właściwych kategorii
• Dostęp z drugiego końca świata - wystarczy zalogować się przez Internet, a potrzebny dokument masz na monitorze komputera w kilka sekund, więc od razu możesz zająć się ważnymi sprawami.
• Sprawna komunikacja i współpraca nawet w rozproszonych zespołach - system pozwala delegować zadania, dzięki czemu łatwiej kontrolować poszczególne etapy jak i cały proces
• Integracja z systemem księgowym - po zakończonym procesie obiegu dokumentów księgowych, automatycznie trafiają one do działu księgowości już odpowiednio zdekretowane.
• Dostęp tylko dla upoważnionych – dzięki nadaniu konkretnych uprawnień poszczególnym pracownikom, masz pewność, że w łańcuchu obiegu dokumentacji biorą udział właściwe osoby, a dane są zabezpieczone.
• Oszczędności – dzięki usprawnieniu całego procesu masz więcej czasu i możliwości, system pozwala również wychwycić zdarzenia potencjalnie generujące niepotrzebne koszty.
• Automatyczna aktualizacja - logując się do systemu każdy z użytkowników posiada dostęp do najnowszej wersji systemu, bo aktualizacje są przeprowadzane bezpośrednio na serwerze.
• Kontrola poprawności wprowadzanych informacji – system sprawdza i informuje o ewentualnych błędach (np. w przypadku dokumentów finansowych poprawność wpisywanych kwot brutto, netto i VAT czy nr bankowego).
• Bezpieczeństwo danych

Projekty pod kontrolą

Dzięki sprawnej komunikacji i możliwości przypisania konkretnych dokumentów do danego projektu, kompletna dokumentacja każdego z realizowanych projektów będzie uporządkowana i dostępna online dla uprawnionych osób, poszczególne zadania wykonane na czas, a niezbędne akceptacje uzyskane znacznie szybciej.

Jak to działa?

Papierowe pisma, oryginały dokumentów przekazywane są do wyznaczonego miejsca (np. sekretariatu), dzięki czemu są zawsze tam i nigdzie indziej. Tu są skanowane i odkładane do standardowego archiwum, a ich elektroniczne wersje znajdują się w bazie danych systemu, zabezpieczone, właściwie opisane przez odpowiednie osoby i gotowe do pracy, kiedy tego potrzebujesz.

Wersja demo